Марк Хёрст “Горшочек не вари”: теперь письма, файлы, фотографии и документы в полном порядке

Марк Хёрст – молодой консультант, руководитель компании Creative Good и организатор известной конференции GEL (https://creativegood.com/gel), написал книгу, которая отражается его взгляд на цифровую грамотность в XXI веке – “Горшочек не вари”. Вчера вечером, когда я её дочитывал, у меня возник очень внятный и последовательный план, что я сделаю сегодня, кроме написания этого отзыва. И самое интересное, что всё, что я наметил – я очень быстро и точно сделал! Для меня нет лучшей книги, чем та, что помогает мне изменить себя и свою жизнь. Имея репутацию человека очень дотошного и нацеленного на максимальную производительность, автор очень подробно описывает то, как нужно хранить и обрабатывать всё, что можно отнести к «битам». Так он называет весь цифровой контент, с которым мы имеем дело. В первую очередь – письма, файлы, фотографии и документы.

При том, что на тему «упорядочивания» своей жизни и времени в моей библиотеке имеется огромная подборка русско- и англоязычной литературы, только «Горшочек…» сподвиг меня на реальные действия, которые привели к сокращению времени на общение с почтовым ящиком. Хёрст делает особый акцент на том, что человек должен и что не должен делать. Это можно назвать своеобразным учебником общения с компьютером для тех, кто думает, что умеет с ним обращаться. Но многие из предлагаемых идей поразят даже бывалых айтишников.

Хёрст вводит очень интересный термин «медиадиета» и закон, который гласит: «Неограниченный поток данных стремится к бесполезности». В вводной главе он утверждает, что мы тратим несколько часов каждый день на совершенно непродуктивные занятия, многие действия можно не делать, просто отказаться от них, ради того, чтобы высвободившееся время использовать для реальной работы или отдыха. И самое большое количество бессмысленного и бесполезного скрывается в электронной почте. И речь идёт не только о спаме. Тысячи «ознакомительных» писем, ненужных ссылок, уведомлений, просьб или огромных страниц «воды» – всё это убивает час за часом, минута за минутой наш самый невосполнимый ресурс – время. И выход, который предлагает автор «Горшочка…» – медиадиета. Осмысленное отношение к терабайтам поступающей в наши головы информации.

Многие высказывания, наподобие вот такого – «чтобы сделать несколько дел – нужно сконцентрироваться на длительное время, чтобы управиться со множеством дел, требуется расставить приоритеты, что позволит сосредоточиться на нужной задаче в нужный момент», на первый взгляд кажутся очевидными. Однако, когда автор подробно анализирует то, как ведут себя обычные люди, а как МОЖНО было бы себя вести, становится отчётливо видно, какая огромная пропасть лежит между теми, кто владеет техникой эффективного обращения с битами, а кто лишь думает, что владеет.

Очень полезна информация о том, как правильно писать письма клиентам и коллегам. Что нужно сохранять, а от чего избавляться. Одно из блестящих высказываний Марка – «Кнопка «Удалить» элегантна и вечна!». Вот уж точно! Чем быстрее мы научимся удалять всякий хлам, тем легче нам будет расправиться с действительно полезными делами и письмами. Такие инструменты как «Фронтальная загрузка», «Двухуровневое хранение», «Ударная часть» и т.д. могут стать настоящей находкой для продавцов и менеджеров, которые ежедневно отправляют десятки писем и хотели бы вместить больше в свой рабочий день.

Наверное, одним из самых интересных и полезных абзацев для меня стал следующий: «Почтовый ящик подходит только для временного, краткосрочного хранения электронных писем, которые затем должны быть удалены или перемещены в другое место. Нужно провести границу между электронным письмом и его содержимым. Письмо – всего лишь посредник. Его содержание определяет, куда нужно отнести послание и что оно собой представляет. Следует использовать подходящие инструменты для каждого типа сообщений: планировщики – для перечисления того, что и когда следует сделать, календарь – для информации о встречах, и т.д. Ни одно сообщение, вне зависимости от его содержимого, не должно остаться в почтовом ящике.».

Я задумался – знаю ли я хотя бы одного человека, который относился бы к почте именно так. Перебрал в уме коллег, друзей, знакомых и не нашёл ни одного. Есть более или менее организованные люди, но абсолютно все относятся к почтовой программе как к хранилищу информации, а не некому входному порталу, который должен быть всегда свободен и чист. Очищать папку «Входящие» до полного нуля, по мнению автора, станет настоящим прорывом и высвобождением часов и дней, которые можно посвятить более полезным занятиям.

Очень рекомендую книгу тем, кто озабочен тем, что «ничего не успевает», кто занимается собственной эффективностью и повышением эффективности бизнес-процессов в своей компании или подразделении. Множество полезных советов, примеров, кейсов и решений – это как раз то, за что я люблю хорошую бизнес-литературу. «Горшочек не вари» Марка Хёрста может стать для вас новым вызовом. Сам автор даже освоил раскладку Дворака, которая позволяет печатать в 10 раз быстрее. У нас ещё много скрытых резервов, которые можно высвободить. Стоит только захотеть. Я захотел.